Nos pedidos de título coletivo, a associação requerente deverá apresentar cópias dos seguintes documentos: estatuto social, ata da assembleia de fundação da entidade, ata da eleição e posse da diretoria, CNPJ atualizado da entidade e documentos pessoais do representante legal.

Após essa fase, os trabalhos de campo serão iniciados, precedidos por uma comunicação prévia à comunidade requerente. O aviso de consulta será feito por meio de um edital de convocação emitido pela DCPT, no qual estarão detalhadas a data, o local e o horário da visita técnica. Essa visita será registrada em ata, elaborada pela equipe do Interpi, na qual será consignado que os membros da comunidade se autodefinem como "comunidade tradicional" e concordam com o pedido de regularização fundiária coletiva.

A etapa de delimitação e identificação do território é uma responsabilidade da DPCT, que levará em consideração diversos fatores, como históricos, sociais, culturais, agronômicos e ambientais. No decreto, é garantida a participação das comunidades tradicionais em todas as fases do procedimento administrativo.